A cada fim de mês, nas reuniões, o que importa é o que foi vendido. Se você cumpriu a meta, parabéns. Se não cumpriu, bem, tomara que não seja este o seu caso. Na atividade de vendas o que foi vendido é passado, porém, o que estava em sua previsão de vendas, e não foi realizado, precisa ser estudado. Estas oportunidades fazem parte de um futuro do pretérito que deve ser visitado, esclarecido e atualizado. Estas oportunidades são aquelas que deveriam ter sido vendidas, e não foram.
Não é só no fim do mês que oportunidades com fechamento previsto não se realizam. Estas situações ocorrem quase todos os dias, mas nenhum executivo presta atenção nelas. Contudo, esta deveria ser a primeira informação a ser analisada no dia seguinte. Se uma oportunidade era para ter sido fechada e não foi, ou de outra forma, se a previsão de vendas que o vendedor preparou é para valer, o que aconteceu?
O cliente fechou com o concorrente? O processo de vendas sofreu um atraso e a oportunidade vai escorregar para mais tarde? Uma oportunidade não vendida na data perdida precisa ser explicada, não para o gerente ou diretor, mas para você mesmo. Caso contrário, se não está perdida, certamente ficará perdida para sempre no meio de um monte de outras que também não foram fechadas quando previsto e de outras tantas que ainda estão por fechar. Provavelmente, estas últimas terão mais a sua atenção, pois futuro sempre é mais atraente do que futuro do pretérito. Entretanto, em algum momento, você afirmou que as fecharia, o que no fim do dia representou um compromisso com você e sua empresa. Logo, nada mais justo do que entender a razão e analisar o que ainda pode ser feito.
Em meu trabalho de coaching para equipes de vendas, muitas vezes, me deparo com situações onde a previsão de vendas “retroativa” é maior do que a previsão do mês em curso. Aqui vai uma dica para resolver o problema: a primeira coisa que faço quando encontro estas situações é somar todas estas oportunidades em aberto, as do passado e as do mês. Depois, utilizo a taxa de conversão corrente para estimar quanto seria o fechamento e determino que a meta para a equipe neste mês seja o resultado desta conta. Depois do susto, dou um tempo para cada um refletir e explicar porque é que não posso assumir este número. Em pouco tempo, passo a ter um forecast atualizado e real.
Com a prática e repetição, a equipe faz o que é esperado dela. A melhoria no desempenho faz com que haja a motivação necessária. Percebem que, quanto mais organizados forem e quanto maior o grau de assertividade nas previsões de venda, mais desempenho eles terão. E não é por acaso que, onde a tática é usada, existe crescimento significativo no volume de vendas mês a mês. Simplesmente porque se avalia e explora as possibilidades do que não foi vendido quando devia.
A previsão de vendas é um instrumento de previsão precioso, e é papel do gerente de vendas estimular o seu uso. Não para somente pressionar a força de vendas, mas para se aproveitar ao máximo das possibilidades. Trabalhar com assertividade torna o instrumento valiosíssimo para quem quer desempenho. E não esqueça, a data prevista de fechamento é um compromisso. Ele pode evidentemente mudar, mas não pode ser esquecido, sob pena de perder vendas. E você não gosta de perder, não é mesmo?
Enio Klein é gerente geral nas operações de vendas da SalesWays no Brasil e professor nas disciplinas de Vendas e Marketing da Business School São Paulo